Pourquoi c'est important
En pleine période de vacances d'été, qu'est-ce qui a poussé plus de 1 500 personnes à participer à un récent séminaire WIHI sur la gestion de projet ? Qu'y avait-il de si fascinant dans un sujet qui pouvait paraître si banal à première vue ?
C'est peut-être parce que peu de professionnels de la santé apprennent la gestion de projet au cours de leur formation. La plupart apprennent à leurs dépens, par essais et erreurs. Peut-être la promesse de recevoir des conseils d'experts semblait-elle trop belle pour la laisser passer.
Quelle que soit la raison, la discussion lors d'un récent WIHI a été animée et pleine de conseils pratiques de la part du corps professoral de IHI , notamment de la directrice exécutive de IHI , Karen Baldoza, de la directrice exécutive de IHI, Christina Gunther-Murphy, et de la coach en amélioration de la santé de l'Université du Wisconsin, Julianna Spranger.
Leur principe était simple : même si vous disposez des ingrédients clés d'un projet d'amélioration prometteur (un objectif clair, une bonne liste d'idées de changement à tester, une stratégie de mesure solide, une équipe enthousiaste, le soutien de la direction, voire de solides compétences en matière d'amélioration de la qualité), cela ne garantit pas le succès. Il faut toujours savoir comment gérer le projet.
Pour la plupart des gens, la gestion d’un projet d’amélioration est rarement un travail à plein temps. Alors, comment tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez ? Les présentateurs ont décrit cinq stratégies clés pour mettre en place et gérer des projets d’amélioration efficaces :
- Commencez par accélérer le travail — Gunther-Murphy a souligné qu'il est important de ne pas lésiner sur le temps consacré à la planification, à la collecte de données de base, à l'élaboration d'un plan de mesure et à l'organisation de votre équipe. Elle a notamment conseillé de bloquer du temps sur votre calendrier au début d'un projet d'amélioration pour vous concentrer sur le travail en amont. Spranger a promis que consacrer du temps aux premières étapes du travail permet de gagner du temps par la suite.
Construire une grande tente — Gunther-Murphy a décrit des moyens de tirer pleinement parti des talents et des compétences de toutes les personnes qui peuvent contribuer à la réussite d’un projet d’amélioration de la qualité, notamment comment un chef d’équipe peut éviter d’être celui qui fait tout le travail. Elle a présenté un outil matriciel (illustré ci-dessous) pour aider les équipes à identifier les personnes clés de leur organisation qui ont la capacité d’arrêter leur projet, de le laisser se dérouler, de contribuer à son bon fonctionnement ou d’assurer son succès.
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- Facilitez-vous la tâche — Étant donné que les tâches d’amélioration s’ajoutent souvent aux tâches à temps plein des membres de l’équipe, les équipes de projet qui réussissent doivent tirer pleinement parti des structures existantes pour accomplir leur travail. Gunther-Murphy a conseillé d’intégrer les tâches d’amélioration dans les réunions déjà prévues. Elle a également suggéré de réfléchir à la façon de « faire de la réunion d’amélioration le meilleur moment de la journée d’un membre de l’équipe ». Certaines équipes y sont parvenues en expliquant comment leur travail a un impact positif sur la vie des patients.
- Concentrez-vous sur l’apprentissage, pas sur la perfection — De nombreuses équipes perdent du temps à essayer de perfectionner leur objectif, leurs mesures et leurs tests de changement avant de commencer leur projet. Au lieu de cela, elles devraient les garder flexibles tout au long du projet, à mesure que l’équipe apprend. « Tout doit être écrit au crayon », a noté Baldoza. « Concentrez-vous sur l’apprentissage, pas sur la plastification. »
- Fixer une date de fin — Baldoza a observé que les projets d’amélioration ont rarement une conclusion naturelle. « Il y a toujours plus à faire ! », a-t-elle reconnu. Cependant, pour maintenir la dynamique d’amélioration, fixer une date de fin vous oblige à garder votre objectif en vue. Elle a conseillé de travailler à rebours pour planifier le moment où des activités spécifiques doivent être réalisées pour atteindre des jalons importants.
Un thème récurrent dans le programme était de savoir comment déterminer ce qui est « suffisamment bon pour favoriser l’amélioration » plutôt que de s’enliser dans la recherche d’un idéal inutile. Les présentateurs ont reconnu qu’il y avait des compromis à faire entre, par exemple, les tests qui reproduisent des conditions exactes et les tests qui offrent des possibilités d’apprentissage. Baldoza a partagé un conseil de son mentor qui a semblé trouver un écho auprès de nombreux participants : « Des données suffisamment bonnes collectées aujourd’hui sont meilleures que des données extrêmement précises ou officielles qui coûtent cher et retardent votre besoin de tester et d’agir. »
Christina Gunther-Murphy et Karen Baldoza de l'IHI choisissent leur préférée parmi les cinq stratégies pratiques pour gérer des projets d'amélioration réussis.
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