ركز وقتك وطاقتك على ما هو أكثر أهمية باستخدام مخططات باريتو

لماذا هذا مهم؟

كم مرة كنت جزءًا من مناقشة حول ما يريده ويحتاجه العاملون في مجال الرعاية الصحية أو المرضى أو الأشخاص في مجتمعك وتساءلت عما إذا كنت قد حددت الاحتياجات الأكثر إلحاحًا للجميع؟

تخيل استخدام أداة للكشف عن القضايا الأكثر أهمية لمجموعة من العاملين في مجال الرعاية الصحية أثناء سعيك إلى معالجة نقاط الألم التي تجعلهم يشعرون بالإرهاق الشديد لدرجة أنهم لم يعودوا يحبون عملهم أو حتى يعاملون الآخرين بلطف. تخيل استخدام أداة لفرز الأسئلة المماثلة التي تُطرح على أعضاء المجتمع الذين تسعى إلى إشراكهم، أو الأسر التي تدعم أحباءهم المرضى، أو الأشخاص الذين يحتاجون إلى الرعاية التي تسعى إلى تحسينها. وتخيل القيام بهذا العمل بمشاركة نشطة منهم بدلاً من القيام به نيابة عنهم . تخيل لحظة "أها!" التي قد يعيشها فريقك عندما تسمي المجالات القليلة الحيوية التي، إذا تم تناولها أولاً، ستكون الأكثر أهمية وتحدث أكبر تأثير على شريحة أوسع من مجتمعك.

عليّ أن أعترف: إنني أحب مخططات باريتو ! منذ بضع سنوات، مكنت هذه الأداة فريق IHI من تحديد "المجالات القليلة الحيوية" التي يجب التركيز عليها للتخطيط للمستقبل. مخطط باريتو هو نوع من المخططات الشريطية التي تساعد الفرق في التركيز على أهم العوامل في المشكلة التي يحاولون تحسينها أو التأثير الذي يريدون فهمه بشكل أكثر اكتمالاً. يخبرنا مبدأ باريتو، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20، أن 80 بالمائة من التأثير يأتي من 20 بالمائة من الأسباب.

في بداية مشروع واسع النطاق للحد من وفيات الأمهات والمواليد الجدد، مع العديد من الأجزاء المتحركة، والأراضي الجديدة، وأعضاء الفريق الجدد الذين يتجمعون من أربع دول مختلفة لدعم الجهود، كان الحماس والقلق في أوجهما! لقد ساعدت في تيسير الخلوة لهذه المجموعة، وهي المرة الأولى التي يجتمع فيها جميع أعضاء الفريق معًا للعمل على هذه المبادرة. كان النجاح يعني إنقاذ أرواح لا حصر لها من الأمهات والأطفال؛ ولم يكن الفشل خيارًا. تحدثت مع أعضاء الفريق الفرديين مسبقًا لاكتشاف القضايا التي يرغب كل فرد في معالجتها حتى نتمكن من صياغة جدول أعمال وتخطيط الأنشطة لأيامنا الثلاثة معًا. وشملت المخاوف الملحة الاستراتيجية والعمليات والخدمات اللوجستية والأدوار والمسؤوليات وتخطيط الأنشطة للعام.

في اليوم الأول، قمنا بتحديد أولويات المواضيع التي سنناقشها أثناء الخلوة، ولكننا كنا بحاجة إلى طريقة لإخراج المشاعر الإيجابية والسلبية التي كانت تتصاعد بهدوء إلى السطح. وهنا ظهرت فكرة مخطط باريتو. أدركت أن هذا هو الوقت المثالي لاستخدام نسخة سريعة معدلة من الأداة للتعرف على مشاعر الفريق والتركيز على بعض المفاهيم الأساسية لمناقشتها معًا.

على بطاقات الملاحظات، كتب أعضاء الفريق ما جعلهم أكثر حماسة وما جعلهم أكثر توتراً تجاه هذه المبادرة الجديدة. وخلال الاستراحة، قمنا بتصنيف هذه الاستجابات وإحصائها. ورسمنا مخططات بيانية مع العوامل المسببة لهذه المشاعر المرسومة على المحور السيني وتكرار الاستجابات المرسومة على المحور الصادي، مرتبة بحيث تبدأ الاستجابات الأكثر شيوعًا من اليسار (انظر الصورة).

أظهرت مخططات باريتو أسباب توتر الفريق (على اليسار) وحماسه (على اليمين). يشير الشريط الدائري إلى العامل الذي أثار قلق المجموعة بشكل أكبر: إدارة جميع الأجزاء المتحركة.

لقد سمحت هذه المخططات البيانية المرسومة يدوياً (والتي تفتقر إلى بعض المكونات*) والعملية التي تقوم عليها للفريق بتوضيح المجالات التي يحتاجون إلى معالجتها أولاً لتحقيق النجاح، مع إظهار ما كان يدور في أذهان الجميع. لقد أظهر مخطط الإثارة ما جلب لنا الفرح. لقد أضاف الإلحاح، وحفزنا، وذكرنا بأن التأثير المحتمل لهذا العمل يفوق التحديات.

لقد سمح لنا مخطط التوتر بالاعتراف بهذه المشاعر وثبت صحة قرارنا بالتركيز على عامل واحد كان يصرخ فينا: إدارة جميع الأجزاء المتحركة. كان هذا هو الشاغل الأكثر شيوعًا بسبب الحجم الهائل للمشروع؛ كانت هذه هي المرة الأولى التي تمتلك فيها IHI مكتبًا داخل البلاد، وكانت إدارة العمليات ودعم التنفيذ مهمة كبيرة ذات أهداف طموحة.

خلال الخلوة، قمنا بتمارين للتعرف على بعضنا البعض بشكل أفضل وركزنا على التخطيط، بما في ذلك إنشاء جدول زمني للمشروع على تقويم عملاق للعام المقبل. أخيرًا، عدنا إلى مخططاتنا وأعدنا تقييم مشاعرنا. لقد رأينا انخفاضًا واضحًا في عدد الأشخاص المتوترين بشأن جزء الإدارة، وأضيفت فئة أخرى من الإثارة: كان الجميع متحمسين للفريق!

إن مخطط باريتو متعدد الاستخدامات ويمكن أن يكون منقذًا للحياة عندما يتعلق الأمر بتمكين الفرق من غربلة "الكثير من الأشياء المفيدة" للعثور على "القليل الحيوي". فهو يجمع بين العقل والقلب أثناء جمع القصص والمشاعر والرؤى والأفكار وفرزها لإنشاء تصوير مرئي وإحصاء ما هو أكثر أهمية لأولئك الذين يهمون أكثر. إنه يخلق نجمًا شماليًا للمحسنين، ويقودهم إلى المكان (الأماكن) المناسب لقضاء الوقت والطاقة والجهد. ويمكنه تحرير ساعات لا حصر لها من المجالات التي قد تحتاج إلى تحسين ولكنها لن تقودك نحو أهدافك بسرعة كافية.

*لم يكن لدينا الوقت الكافي للاستفادة الكاملة من جميع مكونات مخطط باريتو الحقيقي. على سبيل المثال، قمنا بحذف المحور الرأسي الأيمن الذي يسرد النسبة المئوية للإجمالي الذي يمثله كل عامل. لمزيد من التفاصيل حول مخططات باريتو الكاملة، راجع مجموعة أدوات أساسيات QI من IHI.

باتي ويبستر هي مستشارة تحسين وعضو هيئة تدريس في Institute for Healthcare Improvement.