Por qué es importante
A medida que siguen surgiendo nuevos desafíos y el número de casos aumenta, compartir información clave de manera eficiente es crucial. Utilice los siguientes consejos para aprender (o revisar) cinco formas de hacer que las reuniones de seguridad sean más efectivas.
Muchas organizaciones tendrán alguna versión de una reunión diaria para al menos algunos equipos clínicos. Si bien la reunión típica se centrará en cuestiones operativas, como la necesidad de realizar cambios de turno sin problemas, las mejores reuniones integran un enfoque en el desempeño de calidad, incluida la seguridad. Sugerimos que los equipos integren la medición diaria en su práctica de reunión, complementada con el uso de un tablero de gestión visual que también ayuda a impulsar el rendimiento sostenido y la mejora continua.
Una reunión es una reunión breve de pie (10 minutos o menos) que normalmente se realiza una vez al comienzo de cada jornada laboral en un entorno clínico. En las unidades de hospitalización, la reunión se lleva a cabo al comienzo de cada turno importante. En los centros de cirugía ambulatoria, las reuniones se realizan una vez al día en cada unidad (por ejemplo, con el personal del quirófano). En atención primaria, el personal puede reunirse por la mañana para discutir en equipo los pacientes programados.
La reunión diaria brinda a los equipos una forma de gestionar activamente la calidad y la seguridad, incluida una revisión del trabajo estándar importante, como las listas de verificación. A menudo, el trabajo estándar será el resultado de proyectos previos de mejora de la calidad, y las reuniones proporcionan un lugar para garantizar que las mejoras en los procesos se mantengan. Las reuniones permiten a los equipos mirar hacia atrás para revisar el desempeño y mirar hacia adelante para señalar inquietudes de manera proactiva.
¿Cómo puedes mejorar tus reuniones? Aquí hay algunos pasos clave para reuniones efectivas, junto con consejos sobre cómo realizarlas con éxito:
- Comience a la hora designada. Elija un horario constante para reunirse (p. ej., 15 minutos antes del primer procedimiento del día) y asegúrese de que todos estén de pie. La constancia ayuda a las personas a planificar su trabajo y asistir con prontitud, y estar de pie hace que la reunión se desarrolle más rápidamente.
- Publicar la agenda en el tablero de gestión visual. Señale la agenda; no lo leas. Esto le da al equipo práctica con información visual.
- Indique a cada miembro del equipo que comparta una preocupación o un éxito del día anterior; todos los demás escuchan. Tenga un método para recorrer el equipo (por ejemplo, ir en el sentido de las agujas del reloj) para evitar buscar el orden, e intente pasar un “objeto parlante” a cada persona por turno para animar a los demás a escuchar. Anote los problemas para su seguimiento en el tablero de gestión visual y escale las inquietudes para su resolución según sea necesario. Para que la reunión sea breve, es importante identificar sólo los problemas para su resolución posterior, no tratar de resolverlos en la reunión.
- Vista previa de los pacientes del día. Identificar pacientes que podrían tener problemas de calidad y seguridad; enumerar los pacientes y los procedimientos en el tablero de gestión visual hace que este paso sea más eficiente. El objetivo no es revisar a todos los pacientes, sino planificar pacientes inusuales y que la reunión sea breve.
- Cierra la reunión con anuncios u otros mensajes. Asegúrese de agradecer al equipo y decir: "la reunión ya terminó". La cortesía promueve el respeto y las palabras finales dan una señal clara para que el equipo pase a la siguiente tarea.
J e ff Rakover es investigador asociado senior del IHI.
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