اجتماعات أفضل واستماع أعمق: مفاتيح التحسين غير المقدرة

غالبًا ما يفاجأ الناس عندما يسمعون أن إحدى المهارات التي نعلمها في Improvement Coach Professional Development Program هي كيفية إدارة الاجتماعات الفعّالة. في الظاهر، قد لا يبدو الأمر مهارة تحسين.

تصبح أسباب التركيز على الاجتماعات أكثر وضوحًا عندما أطرح بعض الأسئلة:

هل تعرف دائمًا سبب وجودك في اجتماع (أو دعوتك إليه)؟

هل لديك دائمًا جدول أعمال؟ هل تغطي دائمًا كل بند من بنود هذا الجدول؟

هل لديك دائما خطة في النهاية؟

هل أنت دائما واضحة بشأن الخطوات التالية؟

هل تشعر أن معظم اجتماعاتك منتجة؟

أم أن معظمهم يشعرون بأنهم مضيعة للوقت؟

يحضر العديد منا الكثير من الاجتماعات غير المفيدة. وقد تفترض أن كل هذه الاجتماعات غير مفيدة. ولكنك لا تدرك في كثير من الأحيان أن الاجتماعات لا ينبغي أن تكون مجرد شيء نتحمله ونتحمله. فنحن لدينا الكثير من العمل ولا نملك الوقت لنضيعه.

لا تذهب بمفردك

من أفضل الأمور في عقد اجتماع فعال هو أن نكون واضحين في أن لكل منا دوره الذي يجب أن يلعبه. فنحن شركاء متساوون، ولا يوجد شخص واحد يتحمل كل المسؤولية عن الاجتماع. وعندما تتقاسم المسؤوليات، يمكنك أن تكون أكثر ثقة في أنك ستستخدم وقتك بشكل منتج ولن تسمح لأي تشتيت أن يبعدك عن جدول أعمالك.

تعلم كيفية تدريب فريقك لتحقيق النجاح

قبل أن أبدأ العمل في IHI، كنت قائد فريق يضم 10 مستشارين للتحسين. وبصفتي رئيس الفريق، كنت أترأس جميع الاجتماعات. كنت أحضر الاجتماعات ومعي جدول أعمالي. ربما كانت لدي بعض الأفكار المسبقة حول الاستنتاجات التي أردت التوصل إليها. كنت أرى أن وظيفتي هي أن أتحمل كل شيء بنفسي حتى نتمكن من اجتياز المناقشات والحصول على الحلول التي أريدها.

ثم حضر ثلاثة أعضاء من فريقي برنامج تدريب التحسين. وقد علموني كيف أكون رئيسًا جيدًا. وساعدوني في التأكد من أن كل شخص في الاجتماع يساهم في إنجاز العمل. كما أوضحوا لنا كيفية تدوير الأدوار، بما في ذلك تدوين الملاحظات وتسجيل الوقت.

كما ساعدونا على أن نصبح أكثر كفاءة وفعالية أثناء اجتماعاتنا. فقد كان لدينا العديد من الأشخاص المفكرين الذين شاركوا بأفكار جيدة لمناقشتها. وكان التحدي الذي واجهناه هو أن ثراء مناقشاتنا كان يؤدي غالبًا إلى فقدان إحساسنا بالوقت أو إهمال بنود جدول أعمالنا.

لقد ساعدنا التدريب على التحسين في أن نكون أكثر تفكيرًا في مناقشاتنا. على سبيل المثال، في نهاية اجتماعاتنا، علمونا كيف نخصص القليل من الوقت للتفكير وتقييم الذات. كيف سارت الأمور؟ كيف يمكننا أن نتحسن في المرة القادمة؟ لقد تعلمنا وتكيفنا وحملنا ما فعلناه إلى الأمام في الاجتماع التالي. لقد أصبحنا أكثر إنتاجية واستفدنا بشكل أفضل من وقتنا معًا.

قوة طرح الأسئلة الجيدة

وكما أظهر لي زملائي، فإن أفضل المدربين يعرفون كيفية الاهتمام. ولكن لكي يستمع المدربون بعمق، يتعين عليهم أن يعرفوا الأسئلة الصحيحة التي يجب طرحها.

غالبًا ما أبدأ محادثة تدريبية بالسؤال عن وقت كان على الفريق فيه إجراء اختبار للتغيير. ثم أسأل عما حدث. ثم أسأل عما حدث بعد ذلك وما حدث بعد ذلك.

ثم أسألهم لماذا يعتقدون أن الأمور حدثت بالطريقة التي حدثت بها. وبدون تقديم أي حلول، أستمر في طرح أسئلة مفتوحة لمساعدة الفريق على استكشاف ما يجري. وأحاول دعم تحليلهم الذاتي أثناء مشاركتهم للتحديات التي يواجهونها.

إن الاضطرار إلى شرح تصرفاتهم وأسباب حدوث الأمور بهذه الطريقة قد يساعد الفريق على التفكير بشكل مختلف. وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى تسليط الضوء على شيء لم يناقشوه كفريق.

على سبيل المثال، غالبًا ما تقضي فرق التحسين معظم وقتها في التفكير في الأدوات والأساليب والقضايا الفنية. إنهم يركزون على دورات Plan-Do-Study-Act (PDSA) أو القياس . هذه مهمة، ولكن من الضروري أيضًا معالجة ديناميكيات الفريق أو مشاركة الفريق. تنسى الفرق أحيانًا قضاء الوقت في كيفية تواصلها كمجموعة. كيف نؤدي كفريق؟ هل يشعر الجميع أنهم قادرون على المساهمة؟ هل يستطيع الجميع تخصيص الوقت اللازم للقيام بالعمل؟ يساعد مدرب التحسين في معالجة الاحتياجات الشاملة لعمل التحسين وليس فقط القضايا الفنية.

يمكن أن يكون المدرب الجيد ذا قيمة كبيرة لفريق التحسين. فهو يساعد الفريق على استكشاف ما هو أكثر أهمية بالنسبة لمشروعه. ويمكنه المساعدة عندما يشعر الفريق بأنه "عالق". ومن خلال تعليمه كيفية الاستفادة القصوى من وقته، والاستماع الجيد، والاستجابة بدفعات مفيدة، يمكنه مساعدة فرق التحسين على المضي قدمًا في عملها.

سوزان هانا، ممرضة مسجلة، هي مديرة أولى في Institute for Healthcare Improvement وعضو هيئة تدريس في Improvement Coach Professional Development Program .

قد تكون مهتمًا أيضًا بـ:

التدريب على التحسين: أكثر من مجرد أدوات وأساليب

مجموعة أدوات تحسين الجودة الأساسية من IHI