لماذا هذا مهم؟
الاجتماع الجماعي هو اجتماع قصير يتم عقده في وضع الوقوف لمدة 10 دقائق أو أقل، ويُستخدم عادةً في بداية اليوم أو النوبة لمساعدة الفرق على توقع وإدارة مشكلات الجودة والسلامة بشكل نشط. كاثي د. دنكان، ممرضة مسجلة، هي عضو هيئة تدريس في برنامج " Leading Quality Improvement: Essentials for Managers لمعهد تحسين الجودة ، وغالبًا ما تدرب الفرق على كيفية استخدام الاجتماعات الجماعية بشكل أكثر فعالية. شاركت مؤخرًا نصائحها لاختبار الاجتماعات الجماعية وتنفيذها بنجاح في مجموعة متنوعة من الإعدادات.
لماذا تعتبر اجتماعات السلامة مهمة؟
يمكن أن تساعد الاجتماعات اليومية فريقك على التجمع معًا كمقدمي رعاية لفهم أولوياتك الرئيسية لهذا اليوم. يمكن أن تكون الاجتماعات طريقة رائعة لبدء يوم أو نوبة عمل أو عملية من خلال مساعدة فريقك على التفكير بشكل نقدي حول كيفية توقع المشكلات المحتملة أو طرق تحسين الرعاية.
على سبيل المثال، أتيحت لي الفرصة لزيارة مستشفى حيث انخفضت أيام القسطرة الدائمة إلى النصف في غضون أسبوعين من خلال استخدام التجمعات اليومية. وقد اختبروا استخدام التجمعات الآمنة من خلال طرح بضعة أسئلة: كم عدد الأشخاص الذين يستخدمون القسطرة الدائمة؟ هل يمكن إزالتها؟
ومن خلال تسمية المرضى وأرقام غرفهم، زرع أعضاء الفريق البذرة في أذهانهم بحيث أصبحوا يقولون مع مرور اليوم: "من لم يعد بحاجة إلى قسطرة؟ متى يمكنني إزالتها؟ طبيبهم هنا - دعني أسأله". لقد استخدموا اجتماعات السلامة كفرصة للقول: "نحن بحاجة إلى فهم المرضى الموجودين هنا وما يحتاجون إليه".
ما هي أداة الاجتماعات اليومية؟
توفر أداة الاجتماعات اليومية إرشادات حول كيفية التأكد من أن اجتماعاتك تظل على المسار الصحيح وفي الموعد المحدد. كما تقدم أفكارًا حول بعض الاختبارات التي يمكنك إجراؤها. على سبيل المثال، يمكنك إجراء اختبار باستخدام اجتماع في يوم واحد مع زميل واحد. يمكنك اختباره مع جزء واحد من مجموعة المرضى لديك.
إذا قمت بتقسيم السكان لاختبار التجمعات، فإن الأداة تساعدك على اختبار كيفية ومتى يتم ذلك. فهي تشجعك على التفكير في من يحتاج إلى أن يكون جزءًا من التجمعات - أي المرضى نحتاج إلى مناقشتهم، وأي أعضاء الفريق يحتاجون إلى أن يكونوا جزءًا من المناقشة؟ تطرح الأداة أسئلة يجب عليك الإجابة عليها: ما عدد الأشخاص الذين يعتبرون أكثر من اللازم لتجمع؟ هل قمنا بدعوة الأشخاص المناسبين للأشخاص الذين نخدمهم؟
قد يكون العديد من الأشخاص على دراية باستخدام الاجتماعات في أماكن الإقامة الداخلية. كيف يمكن استخدام الاجتماعات في أماكن أخرى؟
بدأ الناس في استخدامها في العديد من المواقف المختلفة بسبب قيمة التجمعات
على سبيل المثال، والدتي تعمل في منشأة متخصصة. لا يطلق الموظفون على ما يفعلونه "اجتماعًا للسلامة"، ولكن هذا هو الحال. فهم يعقدون جلسة إحاطة في الصباح يوم الثلاثاء أثناء جولات الأطباء. يقضي الموظفون في الوحدة حوالي 45 دقيقة في التحدث عن احتياجات كل مريض. ويحددون أولويات ما يحتاج الطبيب إلى معرفته وكيف سيقولون له ذلك بطريقة قياسية وموجزة.
قد تستخدم عيادات الأطباء اجتماعًا يوميًا قبل رؤية أول مريض. إذا فتحوا عيادتهم في الساعة 8:00، فقد يعقدون اجتماعًا قصيرًا ليقولوا أشياء مثل، "لدينا عدد أكبر من المعتاد من المرضى اليوم" أو "لدينا ثلاثة مرضى خرجوا للتو من المستشفى". قد يكون هذا يومًا يحتاجون فيه إلى تأخير أوقات الغداء. والفكرة هي مناقشة الأمور اللوجستية حول ما يمكنهم توقعه أثناء سير يومهم.
على سبيل المثال، أخبرتني طبيبة تعمل في عيادة عائلية مؤخرًا أن أحد أكبر التحديات التي واجهتها كانت عدم معرفة الموظفين الموجودين في العيادة دائمًا. وقد أدى هذا إلى عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات. وتحدثت عن سماع الأطباء ينادون، "هل أنا أحل محل هذا الطبيب؟ مع أي ممرضة أعمل اليوم؟" ووصفت كيف كادت أن تتعرض لحادث عندما لم تدرك أنها مسؤولة عن تغطية عمل طبيب آخر في المختبر وفوتت قيمة مختبرية حرجة حتى الساعة 4:15 من بعد ظهر ذلك اليوم.
بعد الحديث عن هذا، توصلنا إلى فكرة عقد اجتماع يومي. لا يحتاج هذا الاجتماع سوى إلى ثلاث إلى خمس دقائق. "من هنا اليوم؟ من سيغطي أي الغرف؟ ما هي الأشياء الكبيرة التي نتوقعها اليوم؟"
ما هي النصائح التي لديك لاختبار الاجتماعات اليومية؟
إن اختبار التجمعات اليومية سيكون أشبه باختبار أي شيء آخر. ابدأ بشخص راغب. أود أن أجربه مع شخصين ربما. يمكن أن يكونا مدير العيادة وموظف الاستقبال. يمكن أن يكونا الممرضة المسؤولة ومعالج الجهاز التنفسي.
يمكنك التركيز على هدف تعمل عليه وحدتك. إذا كنت تركز على القدرة على الحركة، فابدأ بالمرضى الذين يحتاجون إلى المشي اليوم. حاول تقسيم المجموعة إلى مجموعات صغيرة في يوم واحد. ثم في نهاية اليوم، استفسر من زملائك وقل لهم، "كيف سارت الأمور؟ هل تعلمنا أي شيء؟ كيف سارت الأمور مع المرضى؟ هل ساعد وجود مجموعة من الأشخاص الفريق؟". اسأل خمسة أشخاص، "هل كان ذلك مفيدًا؟ كم من الوقت استغرق الأمر؟" ثم حاول مرة أخرى غدًا.
قد تجد أن معالج الجهاز التنفسي - على الرغم من رغبته - قد لا يكون الشخص المناسب لإجراء الاختبار. إذا كانت وحدتك تعاني من الكثير من مشاكل المشي، فيمكنك أن تسأل معالجًا فيزيائيًا، "هل أنت على استعداد للحضور إلى تجمع آمن لمرضاك؟ نحن نركز على محاولة إيقاظ المرضى اليوم".
ما هي بعض المشاكل الشائعة التي تواجهها الفرق أثناء الاجتماعات وبعض النصائح لمنعها؟
المشكلة الرئيسية هي افتراض أن الاجتماعات الجماعية هي مجرد عمل إضافي. "ليس لدينا وقت لذلك". الجميع مشغولون جدًا بقائمة الأشياء التي يحتاجون إلى القيام بها. قد تحتاج إلى مساعدة الناس على التفكير في الاجتماعات الجماعية بشكل مختلف. "هذه الخمس دقائق يمكن أن تمنعني من إيذاء مريض". "هذه الدقائق العشر يمكن أن توفر لي ساعة ونصف في نهاية اليوم".
من الصعب التغلب على هذه العقبة، ولكن يمكنك بناء الإرادة إذا بدأت بشخص واحد ثم تابعت الحوادث التي كادت تقع أو نجحت في إنقاذ حياة شخص ما. "لقد نجحنا في إبعاد أربعة أشخاص عن تعاطي المخدرات اليوم". "لقد ساعدنا ستة أشخاص على الجلوس أو المشي اليوم". هذا النوع من المعلومات مشجع للموظفين - حتى أولئك الذين لا يخضعون للاختبار - حتى يتمكن الجميع من فهم أن التجمعات لها قيمة.
قد يكون التحدي الآخر هو اختصار الحديث. قد يميل بعض الأشخاص إلى قول أكثر مما هو ضروري، لكن الاجتماع يجب أن يكون قصيرًا ولطيفًا. يمكنك ضبط منبه لمدة 10 دقائق على هاتفك وحمله لتوضيح أنك تقصد احترام وقت الجميع. الأشخاص الذين يلمسون هؤلاء المرضى هم الأشخاص الأكثر قيمة هناك، لذلك يحتاجون إلى معرفة أنهم سيبقون في الاجتماع لمدة 10 دقائق ثم سيعودون إلى العمل. يجب أن يثقوا بذلك، وإلا فلن يرغبوا في المشاركة.
إن مشاركة نتائج الاختبارات الصغيرة يمكن أن تساعد في إقناع الناس بأن الاجتماعات تستحق وقتهم. "لقد فعلنا هذا لمدة أسبوعين ولم تتجاوز أبدًا 10 دقائق". "لقد جربناها في الساعة 7:00 وكان ذلك الوقت مزدحمًا للغاية، لذلك رفعناها إلى 8:30 وكان ذلك أفضل".
عندما لا تلقى التجمعات رواجًا، فغالبًا ما يكون ذلك لأن المشاركين تساءلوا عن قيمة التجمعات أو بنيتها. سمعت أشخاصًا يقولون: "لقد فعلنا هذا لأشهر، ولكن بعد ذلك بدأ الناس يتضاءلون". إذا حدث ذلك، فأنت بحاجة إلى مراجعة: "ما الأسئلة التي كنا نطرحها؟ هل كان الأشخاص المناسبون جزءًا من التجمع؟ هل كان هناك عدد كبير جدًا من الأشخاص هناك؟ هل استغرق الأمر وقتًا طويلاً؟" إذا لم يكن التجمع ذا قيمة لكل من يقف في تلك الدائرة، فسيجدون أشياء أفضل للقيام بها.
قد تكون مهتمًا أيضًا بـ:
كيفية إجراء اجتماعات السلامة التي تستمر
ملاحظة المحرر: تم تحرير هذه المقابلة من أجل الطول والوضوح.