Por qué es importante
Durante la época del año que a menudo temen las personas que trabajan en el departamento de Monitoreo y Evaluación de un hospital (el período de presentación de informes trimestrales), mis colegas y yo descubrimos una sorprendente discrepancia en nuestros datos. El número de muertes notificadas a través de las salas de hospitalización fue bajo en comparación con el número notificado a través de la unidad de morgue del hospital.
Tras una exploración más profunda, descubrimos que este tipo de informes insuficientes (y, a veces, informes excesivos) se había convertido en un problema común en múltiples elementos de datos. No hace falta decir que los datos de calidad son cruciales para la planificación, la asignación de recursos y el seguimiento y evaluación del desempeño. La mala calidad limita la utilidad de dichos datos para la toma de decisiones informadas. Nuestra experiencia dio origen a nuestro viaje para mejorar la calidad de los datos en el hospital.
Los miembros del equipo de mejora de la calidad y el director ejecutivo del hospital se reúnen.
Sentar las bases para el cambio
Para identificar oportunidades y desafíos, comenzamos con el contexto de las prácticas actuales en el Zewditu Memorial Hospital en Addis Abeba, Etiopía. Hicimos un análisis en profundidad de nuestro desempeño adaptando una herramienta de USAID, la Lista de verificación de evaluación de la calidad de los datos (DQA) . Esta herramienta define varias dimensiones de los datos de calidad: integridad, validez, coherencia, puntualidad y precisión. Estos atributos centrales se utilizaron en una evaluación de referencia de nuestros datos con un resultado del 41 por ciento (de 100 por ciento) en todas las dimensiones.
A continuación, nos propusimos comprender verdaderamente los factores que contribuyen a esta baja puntuación. Empleamos un diagrama de espina de pescado (un diagrama que visualiza los factores de una manera organizada, simple y fácilmente comprensible), que ayudó a determinar las causas fundamentales de los desafíos mediante una lluvia de ideas con los líderes de cada unidad de datos. Al analizar el problema y registrar sus posibles causas, el equipo iluminó posibles soluciones.
Los equipos utilizaron un diagrama de espina de pescado para investigar las posibles causas de la mala calidad de los datos.
Creando soluciones
El equipo, empoderado al participar en esta exploración, estaba listo para abordar los problemas mediante estos pasos:
- Formación y participación del equipo: Desarrollamos un equipo multidisciplinario compuesto por líderes de equipos de casos (enfermeras), directores de departamento (médicos generales), técnicos en información de salud, un experto en monitoreo y evaluación y un asesor de mejora de la calidad. El equipo creó un diagrama de flujo del proceso de gestión de datos existente, desde la captura de datos hasta el ingreso final a la base de datos, así como diagramas detallados para cada unidad de prestación de servicios individual. Emparejamos los pasos del proceso con los propietarios y definimos procesos clave y medidas de resultados para realizar un seguimiento de las mejoras.
El equipo desarrolló diagramas de flujo para explorar el proceso de gestión de datos existente.
- Creación de capacidades y rediseño del sistema: expertos del Ministerio de Salud identificaron y capacitaron a los propietarios y administradores de datos en el nuevo flujo de datos deseado. La alta gerencia actualizó los ciclos de datos y las descripciones de trabajo, y el liderazgo de Monitoreo y Evaluación desarrolló herramientas de seguimiento. para cada dominio de calidad de datos. El equipo estableció mecanismos para que los delegados revisaran mensualmente los datos, seguido de informes a la unidad del Sistema de Información de Gestión de Salud (HMIS). Rediseñamos herramientas para la gestión de datos y creamos protocolos utilizando principios de factores humanos para mejorar la participación y la facilidad de uso. Estas guías se pusieron a disposición de todas las unidades participantes. Cada equipo entregó un informe de autoevaluación y fue verificado por los directores y el equipo de seguimiento de desempeño.
El equipo propuso un proceso revisado para el ciclo de gestión de datos.
Ciclos de informes, comunicación y retroalimentación: el equipo estableció foros mensuales para la presentación de datos, discusión y decisiones sobre elementos de acción para cada unidad de datos. Se proporcionaron paneles de control para cada unidad para realizar un seguimiento de su desempeño. Un equipo de seguimiento del desempeño del hospital, dirigido por el director médico y el director ejecutivo, brindó retroalimentación a cada equipo mensualmente y se implementó un sistema de responsabilidad para verificar la puntualidad, integridad y corrección de los datos. Estos datos se verifican mediante un método de muestreo aleatorio y evaluación de control de calidad del lote. El equipo multidisciplinario compartió la responsabilidad de la gestión de datos.
El equipo utilizó múltiples herramientas para rastrear la calidad de los datos.
- Reconocimiento y recompensa: el equipo estableció un esquema de reconocimiento para la mejora de la calidad de los datos basado en la puntuación de la herramienta de evaluación de la calidad de los datos. Los departamentos de alto desempeño fueron recompensados con becas locales, certificados de reconocimiento y trofeos. Este sistema de recompensas creó una sensación de competencia y motivación para fortalecer aún más el sistema de gestión de datos.
Resultados y mantenimiento de las ganancias
Inicialmente, la cuestión de la propiedad de los datos fue un gran desafío para este proyecto. Los médicos creían que la unidad HMIS tenía la responsabilidad de la gestión de datos y no les prestaba atención, por lo que los datos no eran representativos de la realidad.
Involucrar al equipo de alta dirección, realizar un seguimiento frecuente y demostrar la utilización de datos para la toma de decisiones cambió la cultura. Ahora, un equipo de monitoreo del desempeño rastrea la calidad de los datos y los compara con los planes del hospital. Los médicos conocen el valor de los datos para la toma de decisiones y prestan atención a los problemas de calidad de los datos. Como resultado, decidieron que la calidad de los datos debería ser uno de los criterios para el programa de reconocimiento dirigido por la dirección del hospital. Se prioriza trabajar en la calidad de los datos.
En los primeros tres meses, el puntaje de calidad de los datos mejoró del 41 por ciento al 77 por ciento. Tres meses después, la puntuación mejoró aún más hasta el 80 por ciento. La participación de equipos de mejora y de la alta dirección en múltiples intervenciones condujo a una mejora significativa en la calidad de los datos. Alentar a los usuarios finales de los datos a reconocer las brechas en la calidad y cómo los datos afectan su decisión clínica fomentó la propiedad y el liderazgo del proceso. Además, vincular la calidad de los datos a un sistema de recompensa y reconocimiento aumentó la motivación del personal y garantizó la sostenibilidad del sistema mejorado de gestión de datos.
Lo que comenzó como una tarea desalentadora se ha convertido en una fuente de alegría y orgullo a medida que proporcionamos con confianza datos a la gerencia para su uso. Tenemos la seguridad de que con este cambio en el proceso de gestión de datos, brindaremos una mejor atención a nuestros pacientes gracias a datos de calidad.
Ahlam Mahmoud es asesor técnico sénior de seguimiento y evaluación en Zewditu Memorial Hospital.