Summary
- Al organizar reuniones efectivas, hacer las preguntas correctas y escuchar atentamente, los asesores de mejora ayudan a impulsar la mejora.
La gente a menudo se sorprende al escuchar que una de las habilidades que enseñamos en el Programa de desarrollo profesional de Improvement Coach es cómo llevar a cabo reuniones efectivas. A primera vista, puede que no parezca una habilidad de mejora.
Las razones para centrarme en las reuniones se vuelven más claras cuando hago algunas preguntas:
¿Siempre sabes por qué estás en (o te han invitado a) una reunión?
¿Siempre tienes una agenda? ¿Siempre cubres todos los puntos de esa agenda?
¿Siempre tienes un plan al final?
¿Tiene siempre claro los próximos pasos?
¿La mayoría de sus reuniones se sienten productivas?
¿O la mayoría de ellos se sienten como una pérdida de tiempo?
Muchos de nosotros asistimos a muchas reuniones inútiles. Incluso puedes asumir que todos son así. A menudo, hasta que no participas en uno excelente no comprendes que las reuniones no deben ser algo que simplemente aguantemos. Tenemos demasiado que hacer y no hay tiempo que perder.
No lo hagas solo
Una de las mejores cosas de una reunión eficaz es tener claro que todos tenemos un papel que desempeñar. Somos socios iguales y no hay una sola persona que tenga que asumir toda la responsabilidad de la reunión. Cuando comparte las responsabilidades, puede tener más confianza en que utilizará su tiempo de manera productiva y no permitirá que las distracciones lo alejen de su agenda.
Aprenda a entrenar a su equipo hacia el éxito
Antes de venir a trabajar a IHI, fui líder de equipo de 10 asesores de mejora. Como jefe del equipo, presidí todas las reuniones. Entré con mi agenda. Probablemente tenía algunas ideas preconcebidas sobre las conclusiones a las que quería llegar. Consideré que mi trabajo era encargarme de todo para ayudarnos a superar las discusiones y obtener las soluciones que quería.
Y luego, tres miembros de mi equipo asistieron al programa Improvement Coach. Me enseñaron a ser un buen presidente. Me ayudaron a asegurarme de que todos en una reunión contribuyeran. Nos mostraron cómo rotar roles, incluida la toma de notas y el cronometraje.
Además, nos ayudaron a ser más eficientes y efectivos durante nuestras reuniones. Tuvimos mucha gente reflexiva participando con buenas ideas para discutir. Nuestro desafío fue que la riqueza de nuestras discusiones a menudo nos llevó a perder la noción del tiempo o a descuidar los puntos de nuestra agenda.
El coaching de mejora nos ayudó a ser más reflexivos en nuestras discusiones. Por ejemplo, al final de nuestras reuniones, nos enseñaron a tomarnos un poco de tiempo para reflexionar y autoevaluarnos. ¿Cómo fue eso? ¿Cómo podríamos hacerlo mejor la próxima vez? Aprendimos, nos adaptamos y llevamos adelante lo que hicimos en la siguiente reunión. Nos volvimos mucho más productivos y aprovechamos mejor nuestro tiempo juntos.
El poder de hacer buenas preguntas
Como mis compañeros me ayudaron a demostrarme, los mejores entrenadores saben cómo prestar atención. Pero, para escuchar profundamente, los entrenadores necesitan saber qué preguntas correctas deben hacer.
A menudo comienzo una conversación de coaching preguntando sobre algún momento en el que un equipo tuvo que realizar una prueba de cambio. Luego pregunto qué pasó. Y luego pregunto qué pasó después y qué pasó después.
Luego les pregunto por qué creen que las cosas sucedieron como sucedieron. Sin ofrecer ninguna solución, sigo haciendo preguntas abiertas para ayudar al equipo a explorar lo que está pasando. Intento apoyar su autoanálisis mientras comparten sus desafíos.
Tener que explicar sus acciones y por qué las cosas resultaron como sucedieron puede ayudar a un equipo a pensar de manera diferente. A menudo sacará a la luz algo que no habían discutido como equipo.
Por ejemplo, los equipos de mejora suelen dedicar la mayor parte de su tiempo a pensar en herramientas, métodos y cuestiones técnicas. Se centran en sus ciclos o mediciones Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar (PDSA) . Estos son importantes, pero también es crucial abordar la dinámica del equipo o el compromiso del equipo. A veces los equipos se olvidan de dedicar tiempo a cómo se conectan como grupo. ¿Cómo vamos como equipo? ¿Todos sienten que pueden contribuir? ¿Todos pueden dedicar el tiempo necesario para realizar el trabajo? Un coach de mejora ayuda a abordar las necesidades holísticas del trabajo de mejora y no sólo las cuestiones técnicas.
Un buen entrenador puede ser muy valioso para un equipo de mejora. Ayudan a un equipo a explorar en profundidad lo que más importa para su proyecto. Pueden ayudar cuando un equipo se siente "atascado". Al enseñarles cómo aprovechar al máximo su tiempo, ser buenos oyentes y responder con empujones útiles, pueden ayudar a los equipos de mejora a avanzar en su trabajo.
Susan Hannah, enfermera registrada, es directora sénior del Instituto para la Mejora de la Atención Médica y profesora del Programa de Desarrollo Profesional de Entrenadores de Mejora .
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