Le travail d’amélioration se développe en équipe. Les personnes impliquées dans les parties du processus ou du système que vous essayez d’améliorer apporteront des perspectives et une expertise diverses pour alimenter des idées de changement plus efficaces qui ont plus de chances d’être maintenues tout en renforçant la volonté d’apporter des améliorations.

Les équipes d'amélioration varient en taille et en composition. Chaque organisation forme des équipes en fonction de ses propres besoins et des besoins de l'effort d'amélioration spécifique.

Tout d’abord, examinez l’objectif de l’initiative d’amélioration (vous pouvez ou non avoir un objectif spécifique, lorsque vous réunissez l’équipe).

Deuxièmement, considérez le système lié à cet objectif : quelles sont les limites du système qui seront affectées par les efforts d’amélioration ?

Troisièmement, assurez-vous que l’équipe comprend des membres qui connaissent toutes les différentes parties du processus : les dirigeants, les gestionnaires et les administrateurs, ainsi que ceux qui travaillent dans le processus, y compris les médecins, les pharmaciens, les infirmières, le personnel des points de service et d’autres experts en la matière.

Déterminez quels « clients » ou individus ayant une expérience vécue et vivante sont les plus susceptibles de bénéficier de l’amélioration et impliquez-les en tant que membres de l’équipe.

Lors de la constitution d'une équipe d'amélioration, il est essentiel d'adopter une optique d'équité. Voici quelques questions à poser dans cette optique :

• Qui est invité à contribuer à l’effort d’amélioration pour identifier le résultat souhaité, les mesures et les idées de changement ?
• Quelle expertise est valorisée ? Les personnes les plus concernées par l’opportunité d’amélioration doivent être représentées au sein de l’équipe qui conçoit le travail et idéalement tout au long de la durée de vie de l’effort d’amélioration.
• Les personnes impliquées dans les différentes parties du processus sont-elles représentées ? Qui manque à l'appel ?

Enfin, chaque équipe a besoin d’un sponsor exécutif qui assume la responsabilité d’aligner le projet sur la stratégie organisationnelle, de supprimer les goulots d’étranglement, d’allouer les ressources et de soutenir l’opportunité d’amélioration.

Rôles de l'équipe

Les équipes efficaces comprennent des membres représentant différentes connaissances et expériences du système : direction du système, expertise technique/du sujet, responsable au quotidien ou propriétaire du processus et expérience utilisateur/client. L'équipe peut être composée d'une ou plusieurs personnes possédant chaque type d'expertise, ou une personne peut avoir une expertise dans plusieurs domaines, mais tous les domaines doivent être représentés dans l'équipe pour réussir à conduire l'amélioration.

Expérience dans le processus/système

Inclure dans l'équipe des membres qui ont connaissance du processus ou du système en cours d'amélioration et qui représentent un éventail de points de vue (par exemple, les patients, les prestataires). Pensez à l'utilisateur final et concevez le projet avec ces personnes plutôt qu'à leur place. L'équipe a également besoin de quelqu'un qui dispose de suffisamment d'autorité dans l'organisation pour tester et mettre en œuvre un changement et qui comprend à la fois les implications cliniques des changements proposés et les conséquences qu'un tel changement pourrait avoir sur d'autres parties du système.

Responsable du quotidien ou propriétaire du processus

Le propriétaire du processus est généralement le chef de l'équipe d'amélioration au quotidien. Un responsable au quotidien est le moteur du projet, s'assurant que les tests sont mis en œuvre et supervisant la collecte des données. Il est important que cette personne comprenne non seulement les détails du système, mais également les différents effets des modifications apportées au système. Une fois le projet d'amélioration terminé, le propriétaire du processus continue de participer à la mise en œuvre et à la maintenance de l'amélioration.

Expérience avec les méthodes d'amélioration

Au moins un membre de l'équipe doit avoir de l'expérience en méthodes d'amélioration, par exemple en participant à des initiatives d'amélioration de la qualité (AQ) ou en suivant une formation formelle en AQ. Un membre de l'équipe ayant une expertise en méthodes d'amélioration peut fournir un soutien technique supplémentaire en aidant l'équipe à déterminer ce qu'il faut mesurer, en aidant à la conception d'outils de mesure simples et efficaces et en fournissant des conseils sur la collecte, l'interprétation et l'affichage des données.

Expertise technique/clinique/en la matière

Les experts en la matière possèdent une expertise dans les domaines pertinents pour le projet d’amélioration. Ils ne peuvent pas assister à toutes les réunions d’équipe (dans le domaine de la santé, c’est particulièrement vrai pour les cliniciens très occupés), mais doivent être consultés et impliqués dans la mesure où ils le souhaitent et le peuvent.

Commanditaire du projet (chef de système)

En plus des membres actifs mentionnés ci-dessus, une équipe d'amélioration réussie a besoin d'un parrain, une personne dotée d'une autorité exécutive capable d'assurer la liaison avec d'autres secteurs de l'organisation, de servir de lien avec la haute direction et les objectifs stratégiques de l'organisation, de fournir des ressources et de surmonter les obstacles au nom de l'équipe, et de responsabiliser les membres de l'équipe. Le parrain n'est pas un participant quotidien aux réunions et aux tests de l'équipe, mais doit examiner régulièrement les progrès de l'équipe.

Exemple d'équipe : Améliorer les soins dans les cabinets médicaux

Objectif : Nous améliorerons les soins pour tous les patients atteints de maladies chroniques en apportant des améliorations à notre clinique de telle sorte que les mesures de l'expérience des patients (en particulier le pourcentage déclarant être écoutés et traités avec respect) pour les patients qui se définissent comme noirs, autochtones ou de couleur passent de 25 % à 75 % en 18 mois.

Équipe:

• Expert technique : ____, MD, médecin à la clinique de soins primaires du centre-ville
• Responsable au quotidien : ____, infirmière autorisée, directrice de la clinique de soins primaires du centre-ville
• Membres de l'équipe :
  • Éducateur de patients
  • Assistante médicale
  • Commis/planificateur
  • Expert qualité
  • Deux à cinq patients qui se définissent comme noirs, autochtones ou personnes de couleur et les membres de leur famille
• Commanditaire : ______, MD, directeur médical pour les cabinets de soins primaires