Melhores reuniões e escuta mais profunda: as chaves subestimadas para a melhoria

As pessoas geralmente se surpreendem ao ouvir que uma das habilidades que ensinamos no Improvement Coach Professional Development Program é como conduzir reuniões eficazes. À primeira vista, pode não soar como uma habilidade de melhoria.

As razões para focar em reuniões ficam mais claras quando faço algumas perguntas:

Você sempre sabe por que está (ou foi convidado para) uma reunião?

Você sempre tem uma agenda? Você sempre cobre todos os itens dessa agenda?

Você sempre tem um plano para o final?

Você sempre tem clareza sobre os próximos passos?

A maioria das suas reuniões parece produtiva?

Ou a maioria delas parece uma perda de tempo?

Muitos de nós participamos de muitas reuniões inúteis. Você pode até presumir que todas elas são assim. Muitas vezes, só quando você participa de uma ótima reunião é que você entende que as reuniões não devem ser algo que simplesmente suportamos. Temos muito o que fazer e nenhum tempo a perder.

Não vá sozinho

Uma das melhores coisas sobre uma reunião eficaz é deixar claro que todos nós temos um papel a desempenhar. Somos parceiros iguais, e não há uma pessoa que tenha que lidar com toda a responsabilidade pela reunião. Quando você compartilha as responsabilidades, você pode estar mais confiante de que vai usar seu tempo produtivamente e não permitir que distrações o tirem da sua agenda.

Aprenda a treinar sua equipe para o sucesso

Antes de vir trabalhar no IHI, eu era o líder de equipe de 10 consultores de melhoria. Como chefe da equipe, eu presidia todas as reuniões. Eu chegava com minha agenda. Eu provavelmente tinha algumas ideias preconcebidas sobre as conclusões que eu queria alcançar. Eu via como meu trabalho assumir tudo para nos ajudar a passar pelas discussões e obter as soluções que eu queria.

E então três membros da minha equipe participaram do programa Improvement Coach. Eles me ensinaram como ser um bom presidente. Eles me ajudaram a garantir que todos em uma reunião contribuíssem. Eles nos mostraram como revezar funções, incluindo anotações e controle de tempo.

Além disso, eles nos ajudaram a ser mais eficientes e eficazes durante nossas reuniões. Tivemos muitas pessoas atenciosas participando com boas ideias para discutir. Nosso desafio era que a riqueza de nossas discussões frequentemente levava a perder a noção do tempo ou negligenciar nossos itens de pauta.

O coaching de melhoria nos ajudou a ser mais ponderados sobre nossas discussões. Por exemplo, no final de nossas reuniões, eles nos ensinaram como reservar um tempinho para refletir e nos autoavaliar. Como foi? Como poderíamos fazer melhor da próxima vez? Aprendemos, adaptamos e levamos o que fizemos para a próxima reunião. Ficamos muito mais produtivos e fizemos melhor uso do nosso tempo juntos.

O poder de fazer boas perguntas

Como meus colegas me ajudaram a mostrar, os melhores coaches sabem como prestar atenção. Mas, para ouvir profundamente, os coaches precisam saber as perguntas certas a serem feitas.

Muitas vezes começo uma conversa de coaching perguntando sobre uma ocasião em que uma equipe teve que realizar um teste de mudança. Então pergunto o que aconteceu. E então pergunto o que aconteceu em seguida e o que aconteceu depois disso.

Então pergunto por que eles acham que as coisas aconteceram do jeito que aconteceram. Sem oferecer nenhuma solução, continuo fazendo perguntas abertas para ajudar a equipe a explorar o que está acontecendo. Tento dar suporte à autoanálise deles enquanto eles compartilham seus desafios.

Ter que explicar suas ações e por que as coisas aconteceram como aconteceram pode ajudar uma equipe a pensar diferente. Frequentemente, isso trará à tona algo que eles não tinham discutido como equipe.

Por exemplo, equipes de melhoria geralmente passam a maior parte do tempo pensando em ferramentas, métodos e questões técnicas. Elas se concentram em seus ciclos de Plan-Do-Study-Act (PDSA) ou medição . Eles são importantes, mas também é crucial abordar a dinâmica da equipe ou o engajamento da equipe. Às vezes, as equipes esquecem de dedicar tempo a como estão se conectando como um grupo. Como estamos indo como uma equipe? Todos estão sentindo que podem contribuir? Todos são capazes de dar o tempo necessário para fazer o trabalho? Um coach de melhoria ajuda a abordar as necessidades holísticas do trabalho de melhoria e não apenas as questões técnicas.

Um bom coach pode ser muito valioso para uma equipe de melhoria. Eles ajudam uma equipe a explorar profundamente o que é mais importante para seu projeto. Eles podem ajudar quando uma equipe se sente "presa". Ao ensiná-los a aproveitar ao máximo seu tempo, sendo bons ouvintes e respondendo com cutucadas úteis, eles podem ajudar as equipes de melhoria a levar seu trabalho adiante.

Susan Hannah, RN, é diretora sênior do Institute for Healthcare Improvement e docente do Improvement Coach Professional Development Program .

Você também pode estar interessado em:

Coaching de Melhoria: Mais do que Ferramentas e Métodos

Kit de ferramentas essenciais para melhoria da qualidade do IHI