Por que isso importa
A maioria dos sistemas de saúde ao redor do mundo está lidando com a realidade de recursos limitados e escassez de pessoal. Portanto, é mais importante do que nunca garantir que os profissionais de saúde gastem tempo fazendo o que mais importa e fornecendo o máximo de valor para os usuários do serviço.
Tempo significativo gasto cara a cara é uma alta prioridade tanto para usuários de serviços quanto para profissionais de saúde. Prestar mais atenção aos computadores do que às pessoas por causa das demandas de documentação onerosa desvia nossa atenção do cuidado direto. É uma situação insatisfatória para todas as partes.
O município dinamarquês de Sønderborg, líder em segurança em casas de repouso e cuidados domiciliares por mais de uma década, decidiu ver o que poderia ser feito. Com a ciência de melhoria já incorporada em sua organização, eles decidiram mergulhar fundo em seus processos como um primeiro passo. Erros em documentação, coordenação e comunicação foram identificados como uma das 10 principais causas raiz de incidentes de segurança do paciente na Dinamarca, então fazia sentido começar por aí.
A segurança do paciente é frequentemente citada como a razão para a documentação, mas algumas pesquisas indicam que a documentação onerosa está associada ao aumento de erros médicos, erros na documentação e esgotamento entre os prestadores de cuidados de saúde. Trabalhando a partir da teoria de que simplificar ou agilizar a documentação com segurança liberaria tempo para o atendimento direto, Sønderborg e a Sociedade Dinamarquesa para a Segurança do Paciente embarcaram em uma jornada de melhoria que começou com a compreensão do fluxo de trabalho da documentação que permitiu que a equipe buscasse e compartilhasse informações entre si para planejar e executar diferentes tarefas. Também estudamos como o papel e a tecnologia foram usados para registrar o atendimento fornecido e medimos o tempo gasto em diferentes tarefas.
Nossa análise de dados indicou que não haveria uma solução rápida. Descobrimos que o fluxo de trabalho e o comportamento da documentação representavam as principais causas de documentação ausente, incorreta e duplicada. Isso nos indicou que a cultura da documentação precisava ser abordada. Nossa análise evoluiu para seis drivers para a teoria da mudança, com a cultura representando uma parte importante.
Cada sistema é perfeitamente projetado para obter os resultados que obtém, e decidimos que mudar a cultura de documentação exigia uma mensagem de liderança forte para construir vontade e manter a linha de visão visível para toda a equipe. Em Sønderborg, a mensagem foi sobre como simplificar a documentação permitiria mais tempo com nossos usuários de serviço. Isso também fez parte da hipótese em todas as ideias de mudança testadas usando os ciclos Plan-Do-Study-Act (PDSA) .
A mudança cultural geralmente requer suposições desafiadoras. Para enfermeiros que fazem visitas domiciliares, isso incluía "pessoas idosas não querem que usemos computadores na frente delas" e "os computadores funcionam mal em redes sem fio em áreas rurais". Essas suposições levaram os enfermeiros a fazerem anotações em papel durante as visitas e depois copiá-las no registro eletrônico no consultório no final do turno. Ao usar o Model for Improvement para testar conceitos de mudança (padronização e execução de tarefas em paralelo), os enfermeiros visitantes desenvolveram uma nova prática para documentação. Agora, eles usam seus laptops para documentar visitas domiciliares em parceria com seus pacientes.
Desafiar outra prática aceita exigia construir confiança. A comunicação entre turnos costumava significar tanto documentar no registro quanto enviar uma nota a todos os colegas para cada entrada. Isso significava que as pessoas no turno da noite gastavam uma média de 20 minutos lendo mensagens que duplicavam o que estava no registro. Ao usar o Model for Improvement para testar conceitos de mudança (reduzir documentação e padronização excessivas), a equipe da linha de frente eventualmente implementou uma nova prática de comunicação que envolvia o uso diligente do registro e a construção de confiança entre os colegas de turno para permitir uma redução de mensagens de lembrete.
Ao assumir um forte papel de liderança, o município de Sønderborg melhorou a qualidade e a simplicidade da documentação e liberou tempo para o atendimento direto. O número de mensagens internas foi reduzido em 45% após testar e implementar um novo fluxo de trabalho para coordenação do atendimento. Para garantir a documentação em uma etapa, 93 formulários em papel e listas de verificação foram identificados, revisados e, quando relevante, integrados ao registro eletrônico. O único pedaço de papel que sobreviveu a esse processo de melhoria foi uma lista impressa dos medicamentos de um paciente.
“O trabalho que Sønderborg e a Sociedade Dinamarquesa para Segurança do Paciente fizeram para diminuir o fardo da documentação é um ótimo exemplo de como o trabalho de melhoria da qualidade pode beneficiar tanto os pacientes quanto a equipe”, disse o presidente e CEO do IHI , Kedar Mate, MD. “Também vale a pena notar que foi preciso coragem para questionar as práticas aceitas. Seus anos de construção de uma cultura de segurança ajudaram a reduzir o desperdício, aumentar o valor e focar no que é mais importante para todos.”
Na comunidade de melhoria, pode ser fácil “roubar descaradamente” novas ideias sem primeiro entender as necessidades de mudança em nosso próprio sistema. Muitas vezes adicionamos outra lista de verificação ou ferramenta que funcionou em outros cenários sem inovação simultânea. Precisamos da coragem de Sønderborg para dar um passo para trás, respirar fundo e fazer algumas perguntas importantes: Quanto ou quão pouco é necessário? Quanto tempo podemos liberar para fazer as coisas que realmente importam?
Vibeke Rischel é vice-CEO da Sociedade Dinamarquesa para Segurança do Paciente e atua como docente do IHI .
Foto de Christa Dodoo | Remover respingo